(1)   Interessensbekundung und Angebot
Der an einer FSC-Zertifizierung interessierte Forstbetrieb wendet sich an die GFA Consulting Group. Er informiert GFA über Größe und geographische Lage der Waldfläche. GFA erstellt daraufhin ein Angebot für die FSC-Zertifizierung inklusive Kosteneinschätzung.

(2)   Zertifizierungsvertrag und Terminvereinbarung
Bei Einverständnis mit dem Angebot wird ein Zertifizierungsvertrag abgeschlossen. Zwischen dem GFA-Gutachter (Auditor) und dem Forstbetrieb wird das weitere Verfahren besprochen und ein Inspektionstermin vereinbart.

(3)   Vorprüfung des Betriebes (Voraudit)*
Die GFA Consulting Group führt einen Voraudit durch, um einen Überblick vom Betrieb zu bekommen. Er erfolgt vor Ort oder schriftlich per Fragebogen. Der Voraudit vermittelt dem Auditor Informationen zum Zertifizierungsumfang und zu potentiellen Problembereichen. Der Betrieb wird über den Zertifizierungsablauf informiert und Fragen können geklärt werden. Nach dem Voraudit hat der Betrieb die Möglichkeit, Anpassungen vorzunehmen.

(4)   Prüfung der Betriebsunterlagen
Die Prüfung der Betriebsunterlagen findet während des Vor- und Hauptaudits statt. Um die Dauer es Audits zu verkürzen, können Unterlagen nach Absprache mit dem Auditor auch vorab geschickt werden.

(5)   Hauptprüfung des Betriebes (Hauptaudit)
Sind alle im Vorfeld festgestellten Mängel behoben, kann der Hauptaudit erfolgen. Grundlage dafür ist der FSC Standard bestehend aus 10 Prinzipien und 56 Kriterien. Gegenstand der FSC-Zertifizierung ist nicht der derzeitige Zustand des Waldes, sondern die Qualität der Waldbewirtschaftung und seine zukünftige Orientierung. Die Bewirtschaftung wird durch jährliche Überwachungsaudits geprüft. Zum Hauptaudit gehören die Beurteilung der aktuellen Bewirtschaftungspraktiken, die Begutachtung der Planungsunterlagen und die Befragung von Interessengruppen wie Forstorganisationen, Umweltverbänden, Jagdverbänden und Gewerkschaften. In einer Schlussbesprechung werden die Ergebnisse vorgestellt und mit der Betriebsleitung diskutiert. Aufgrund der Evaluierungsergebnisse erstellt der Auditor einen Bericht, in dem eine Zertifikatserteilung empfohlen wird oder bei Mängeln Korrekturmaßnahmen vorgeschlagen werden. Der Bericht enthält zudem Bedingungen oder Correctiv Action Requests (CARs), deren fristgerechte Erfüllung Voraussetzung für den Erhalt des FSC-Zertifikates sind.

(6)   Experten-Begutachtung ("Peer Review")*
Der Zertifizierungsbericht wird an mehrere externe, unabhängige Experten zur Begutachtung übergeben. Sie beurteilen die Arbeit und Empfehlungen von GFA und unterstützen die Entscheidung für oder gegen eine Zertifikatserteilung durch ein Gutachten die „Peer Review“.

(7)   Zertifikatsvergabe
Entspricht die Waldbewirtschaftung dem FSC Standard wird ein FSC-Zertifikat mit individueller Zertifizierungsnummer ausgestellt. Damit kann der Betrieb seine Produkte als FSC zertifiziert verkaufen und das FSC Siegel zur Vermarktung nutzen. Das Zertifikat ist fünf Jahre gültig.

Überwachungsaudits
Der FSC-zertifizierte Betrieb wird einmal im Jahr überprüft. Dabei wird die Einhaltung der Richtlinien des FSC in den Dokumenten und vor Ort kontrolliert. Die Erfüllung der Bedingungen aus dem vorherigen Auditbericht wird ebenfalls überprüft. Jedes Überwachungsaudit wird in einem Bericht dokumentiert, in dem bei eventueller Nichterfüllung des FSC-Standards erneut Bedingungen an den Forstbetrieb gestellt werden, deren fristgerechte Erfüllung Voraussetzung für den Erhalt des FSC-Zertifikates sind. Neben den regelmäßigen Überwachungsaudits können bei Verdachtsfällen unangekündigte Kontrollbesuche durch den Zertifizierer stattfinden.

Dauer des gesamten Zertifizierungsprozesses:
Der Zertifizierungsprozess dauert ca. 3-6 Monate, abhängig von der Betriebsfläche und der geographischen Lage. Ein weiterer Zeitfaktor ist die Behebung von im Voraudit festgestellten Mängeln. Das Voraudit dauert in der Regel 1-4 Tage, das Haupt-audit je nach Betriebsgröße etwa 2-14 Tage. Überwachungsaudits dauern ca. 1-7 Tage.

Kosten:
Die Kosten der Dienstleistung von GFA richten sich vor allem nach der Zertifizierungsart (Einzel- oder Gruppenzertifizierung), der Betriebsart und Größe (z.B. Small and Low Intensity Forest Management, SLIMF), der geographischen Lage (Land) und nach der Anzahl der Gutachtertage, die für den Verfahrensablauf erforderlich sind. Hinzu kommen Reisekosten und administrative Nebenkosten. Als Orientierung kann ein Kostenrahmen von jährlich ca. EUR 1.900 bis EUR 8.000 angegeben werden. In der Regel ist die Erstzertifizierung (Jahr 1) teurer als die einzelnen jährlichen Überwachungsaudits (Jahr 2-5).

* Diese Schritte sind bei einer Zertifizierung nach den Richtlinien für SLIMF (für Betriebe oder kleiner als 100 Hektar) nicht erforderlich.