Solutions numériques pour le monitoring à distance
Éditorial
L’évolution numérique de GFA a connu une forte avancée l’année dernière. Nous avons consacré beaucoup de temps à notre stratégie d’innovation numérique en nous appuyant sur les forces de notre unité d’innovation numérique florissante et sur nos trois sociétés informatiques – GFA Syscom, GFA B.I.S. et TolaData – et en nous concentrant sur de nouveaux modèles économiques pour des services axés sur les données et l’apprentissage numérique. L’épidémie de Covid-19 a accéléré le processus, car nous devions gérer et surveiller nos projets en ayant très peu de contacts physiques avec nos équipes, nos interlocuteurs politiques et bénéficiaires, et nous devions également vérifier les données entrantes ainsi que contrôler la qualité des éléments livrés sans être sur place.
En tout cas, les solutions M&E jouent un rôle de plus en plus important dans notre travail quotidien, tant au niveau de la collaboration avec nos équipes que pour suivre les actions réussies et les risques potentiels, et réagir aux changements. Les nouvelles sources de données et les combinaisons de données d’origines diverses nous aident à vérifier des informations cruciales et à compléter des informations manquantes. Nous disposons désormais de procédures renforcées et avons ajouté des procédures standardisées pour la gestion de la qualité des données. Sans elles, nous ne pourrions exploiter convenablement les données recueillies dont le volume et la complexité augmentent à un rythme effréné.
Nous sommes fiers d’avoir été capables de numériser nos systèmes M&E plus rapidement que prévu. Cela n’a été possible que parce que nous pouvons compter sur une collaboration constructive et novatrice au sein de nos équipes entre les experts techniques, les experts en données et les développeurs informatiques et nous fier à de puissants outils numériques. Les techniciens employés dans nos dix domaines d’activité stratégiques ont développé de nouvelles compétences en matière de données. Notre courbe d’apprentissage indique une forte accélération. Nous avons acquis un immense savoir-faire, et nous disposons maintenant d’un ensemble d’outils adaptés à une multitude de contextes qui profiteront à nos projets dans le monde entier. Cette newsletter témoigne de la réussite de notre entreprise orientée vers le futur.
Anja Desai, Managing Director
GFA NEWSLETTER 03/2021 PDF FR
La fiabilité des données et leur accessibilité rapide sont primordiales pour le monitoring à distance. GFA distingue en gros deux types d’exigences. Dans le premier cas, GFA veut suivre l’avancement d’un projet en fonction d’étapes, d’indicateurs de sortie et de résultats bien définis. Dans ce cadre, le processus est très standardisé et la finalité du monitoring est de garantir et vérifier la rapidité, l’état et la qualité des opérations. Dans le second cas, GFA veut suivre la mise en œuvre et l’avancement des activités relatives au projet d’un partenaire pour un lieu ou un secteur particulier. Dans ce cadre, GFA conçoit un système de monitoring sur mesure qui exploite souvent de multiples sources de données. GFA peut, par exemple, surveiller l’avancement de travaux de construction, la durabilité de filières agricoles, ou les effets de mesures destinées à contrecarrer l’érosion des sols, au niveau de sites de projets dispersés. (Image : Cadre détaillé des résultats de TolaData et tableau des indicateurs)
Pour ces deux types d’exigences, la finalité est d’améliorer la prise de décision dans le cadre du pilotage d’activités ou de projets, de révéler les succès et de tirer les leçons d’éventuels échecs. À cet égard, la qualité des données constitue un facteur clé. Pour la plupart des systèmes de monitoring, nous nous appuyons sur une combinaison de données existantes fournies par des tiers (par ex. des données satellites, des données d’utilisateurs provenant d’applications ou des statistiques officielles) et sur des données que nous collectons par le biais de questionnaires ou de formulaires. C’est pourquoi GFA investit énormément dans la gestion de la qualité des données qui fait partie intégrante du processus de préparation des données. Les outils de monitoring numériques ont représenté pour nous une aide précieuse pour la visualisation et l’analyse des résultats destinés au pilotage, au reporting et à l’apprentissage – avec des interfaces conviviales pour les utilisateurs et accessibles aux non-techniciens. L’utilisation d’outils numériques de monitoring permet à GFA de réduire la complexité de la prise de décision, tout en conservant un accès aux données brutes permettant des vérifications et une analyse flexible. Ces dernières années, GFA a mis au point deux outils de monitoring numériques complémentaires qui répondent à ces exigences pratiques sous différents angles.
TolaData - Solutions numériques pour le monitoring à distance
TolaData est une start-up berlinoise disposant de bureaux à Nairobi. En 2020, GFA est devenue l’actionnaire majoritaire de l’entreprise. Elle propose un logiciel de monitoring et d’évaluation (M&E) en ligne. Fondée par des professionnels en développement expérimentés, des experts en M&E et des pionniers du domaine numérique, TolaData a vocation à aider les organisations en développement à prospérer, et son effet bénéfique vient de la simplification du processus de monitoring et d’évaluation des projets.
Le Programme de coopération bilatérale (BKP) du ministère allemand de l’alimentation et de l’agriculture (BMEL), géré par GFA, utilise TolaData. Le BKP aide les pays partenaires a développer un secteur agricole productif et respectueux des ressources, en favorisant des relations bilatérales et une compréhension mutuelle sur le plan technique, économique et politique. Les logframes (cadres logiques), activités et données d’indicateurs de projets du BKP de cinq pays différents sont traités dans TolaData. En outre, un processus d’approbation de missions d’expertise de courte durée (STE) et une option de reporting via des tableaux de bord mis à jour automatiquement sont aussi disponibles.
Outre l’accompagnement de projets de GFA, on trouve parmi les clients utilisant TolaData des ONG, des organismes du secteur public et des organisme multilatéraux, des organismes sociaux, des projets de coopération internationale, des fondations, des entreprises d’aide sociale et d’autres organisations. Plus de 700 organisations à travers le monde ont testé la plateforme qui enregistre en moyenne 124 nouveaux utilisateurs chaque mois. Par exemple, l’International Budget Partnership (IBP) utilise TolaData pour suivre et établir des rapports sur ses activités internationales de sensibilisation. IBP travaille en collaboration avec divers acteurs incluant la société civile, des institutions publiques et internationales, ainsi que le secteur privé, afin de permettre la participation des citoyens à des processus budgétaires ouverts et inclusifs. L’objectif est de façonner des politiques et des pratiques favorisant l’égalité et la justice de façon durable. Avec huit bureaux dans huit pays et de nombreux partenaires locaux, IBP utilise TolaData pour surveiller de près ses projets à l’échelon national en présentant tous les résultats dans un même espace, et en permettant un partage facile des derniers résultats obtenus au sein des équipes et entre les partenaires associés à la mise en œuvre. En utilisant TolaData, IBP peut aisément agréger des résultats sur l’ensemble de ses projets pour surveiller leur niveau global d’avancement par rapport aux objectifs stratégiques déterminés par l’organisation. (Image : L’aide de bout en bout apportée par les indicateurs de TolaData permet aux utilisateurs de suivre le niveau d’avancement par rapport aux objectifs fixés)
TolaData permet aussi à l’équipe d’IBP de présenter ses évaluations de performances aux différentes parties prenantes d’une façon claire, réactive et graphique grâce à des tableaux de bord configurables.
Pour obtenir plus d’informations sur le logiciel TolaData, consulter le site : www.toladata.com
Contact : Chandani Lopez Peralta, chandani@toladata.com
DACOTA - Système de monitoring à distance sur mesurem
DACOTA a été mis au point par GFA B.I.S. pour suivre, gérer et visualiser les activités de projets à partir de données complexes. Le système de monitoring à distance est constitué de composants open source interchangeables, et il est adapté aux besoins spécifiques de chaque donateur et de chaque projet.
Selon les parties prenantes concernées, les exigences en matière de monitoring peuvent varier au sein d’un projet. Un chef de projet doit pouvoir contrôler le niveau d’avancement et la qualité, et en rendre en compte aux donateurs, tandis qu’une unité centrale de pilotage est dédiée au suivi de la mise en œuvre grâce à l’analyse des indicateurs et tendances. Les institutions nationales veulent mettre des données à la disposition du public pour l’informer et encourager les initiatives. DACOTA peut s’adapter à ces diverses exigences, et il est utilisé pour des projects de la KfW et de la GIZ allant de la construction de bâtiments scolaires à la préservation des réserves de la biosphère. La façon dont DACOTA répond aux besoins de gestion, de monitoring et de vérification à distance de chaque partie prenante est exposé ci-dessous.
DACOTA - Le programme mondial AgriChains
The Le programme mondial pour la durabilité et la valeur ajoutée des filière agricoles (AgriChains) de la GIZ travaille tout au long de la chaîne d’approvisionnement pour une sélection de denrées alimentaires et encourage les pratiques agricoles durables dans onze pays partenaires. DACOTA aide chacun de ces pays a gérer et suivre les activités de la chaîne d’approvisionnement tout en permettant à l’administration centrale du programme d’analyser les indicateurs et tendances au niveau mondial. Les données sont importées dans DACOTA par chaque bureau national. Pour garantir une qualité élevée des données, DACOTA intègre un processus d’approbation facultatif. S’il est activé, les données téléchargées ainsi que les modifications apportées par des utilisateurs à la réserve de données doivent être validées préalablement à leur importation. Chaque bureau national peut gérer et filtrer ses propres données et suivre les valeurs historiques. Les tableaux de bords adaptés à chaque pays permettent aux utilisateurs de surveiller le statut et l’avancement de chaque activité et chaque indicateur régional. Les données agrégées ainsi que des indicateurs et tendances au niveau mondial peuvent être suivis facilement et évalués par l’administration centrale du programme sur des tableaux de bord distincts. Outre l’application de DACOTA pour contrôler l’avancement et la qualité, à l’instar du programme AgriChains de la GIZ, le système de monitoring à distance peut aussi être utilisé pour rendre les données accessibles aux parties prenantes externes, dont le grand public. (Image : AgriChains de GIZ a pour objectif d’améliorer la durabilité des filières agricoles, par ex. pour la culture du café en Éthiopie)
DACOTA - Solar Electrification in Ethiopia
En étroite collaboration avec le Ministère éthiopien de l’eau, de l’irrigation et de l’énergie, le programme EnDev (Energizing Development) de la GIZ est destiné à favoriser l’accès à des services énergétiques modernes dans le pays. Comme l’électrification solaire d’institutions publiques hors réseau est au cœur du programme, de nombreuses initiatives d’électrification ont vu le jour. En raison du grand nombre d’activités et de parties impliquées, il est nécessaire de fournir un aperçu complet et de coordonner les futures opportunités et la planification. GFA B.I.S. et GFA Consulting Group ont été chargées de développer un système de mappage numérique convivial pour enregistrer les initiatives en matière d’électrification en Éthiopie. Les données recueillies sont régulièrement téléchargées dans une base de données nationale et pourront être consultées grâce à une vue cartographique de DACOTA publiée sur un site Internet public. Les utilisateurs peuvent filtrer ou sélectionner des initiatives et installations d’électrification solaires spécifiques pour les afficher sur une carte interactive. Le ministère veut visualiser les progrès de l’électrification et rendre les informations accessibles aux décideurs politiques, chercheurs et initiatives qui coordonnent les futures actions. (Image : Vue cartographique du portail d’électrification solaire de l’Éthiopie dans DACOTA)
DACOTA - Solutions numériques – conclusion
La récente pandémie a accéléré l’évolution vers une numérisation du monitoring à distance de projet. En même temps, grâce à l’amélioration constante de la connectivité à Internet et de la culture numérique dans les pays en voie de développement, il ne fait aucun doute que le volume des données disponibles facilitant la prise de décision fondée sur des faits va augmenter. GFA est prête pour répondre aux besoins actuels et futurs de ses clients avec TolaData, DACOTA, et dans le cadre de sa stratégie générale d’innovation numérique.
Contact : Thorsten Schoel, schoel@gfa-bis.de
Validation and analysis of complex data
«Garbage in – garbage out » (effet Gigo ou littéralement « déchets à l’entrée, déchets à la sortie ») est l’expression souvent entendue à propos des systèmes numériques d’utilisation de données. Dans le cadre d’un monitoring à distance, ce sont principalement des données de mauvaise qualité qui sont à l’origine de tels « déchets ». Les données d’enquête collectées par des tiers constituent un risque particulier. Du fait de l’augmentation rapide du volume, de la complexité et de la vitesse des données utilisées dans le cadre d’un monitoring à distance, l’équipe chargée d’un projet a aussi souvent du mal à garder le contrôle sur la qualité des données.
Or seule une qualité suffisante des données garantit que l’analyse et les visualisations des outils M&E comme DACOTA et TolaData fourniront des renseignements exploitables. On constate souvent une grande disparité dans la qualité des données suivant les tiers qui les fournissent. Peu de solutions s’offrent alors à GFA pour améliorer la qualité des données du fait d’un manque d’informations brutes ou de sources d’informations, ou quand le processus suivi pour la collecte des données est méconnu. Lorsque des données sont recueillies dans le cadre d’un projet, GFA peut maîtriser la qualité des données au niveau de l’organisation de la collecte des données, de la mise en œuvre, etc. Les difficultés peuvent alors être dues à une mauvaise conception des questionnaires, ou à des informations insuffisantes sur le contexte des données et à un manque de métadonnées.
GFA pare à ces difficultés en utilisant un processus structuré de gestion de la qualité des données au niveau de la validation et de l’intégration de données complexes provenant de sources multiples. Ces processus sont très automatisés et privilégient une forte protection des données.
Approche pour les données d’enquête
Comme la plupart des projets utilisent certains types de données d’enquête, GFA en présente un exemple ci-dessous. GFA utilise fréquemment des outils mobiles de collecte de données sous la forme de questionnaires ou de formulaires, comme le logiciel Survey Solutions de la Banque mondiale ou Kobotoolbox, qui permettent d’exploiter différents formats de données, y compris GPS, horaires, audio et vidéo.
Pour la collecte de données susceptibles de contenir un grand nombre de valeurs aberrantes, GFA intègre Survey Solutions. Son processus de vérification en deux étapes est très utile pour les enquêtes complexes ou exposées à un risque d’erreurs élevé. Après leur transmission intiale par l’enquêteur, un contrôleur vérifie et accepte ou bien refuse les nouvelles données. Cette étape est répétée au niveau dit d’administration centrale, généralement par le responsable du projet M&E. En complément de ce processus de validation intégré, GFA génère quotidiennement des contrôle de qualité standardisés en utilisant R ou STATA, et les visualisent afin de détecter des données aberrantes ou manquantes. Les données validées et corrigées sont ensuite réimportées dans la base de données ou transférées automatiquement après leur approbation définitive.
Le processus structuré de gestion de la qualité des données de GFA privilégie la protection des données à tous les stades de leur collecte et de leur traitement. Lorsque des données personnelles sont collectées, elles sont cryptées sur l’appareil mobile et supprimées ensuite de ce dernier après leur téléchargement sur le serveur. Pendant le transfert vers la base de données analytique définitive, toutes les informations personnelles sont séparées et stockées dans un espace distinct du serveur soumis à un accès restreint. Dès que l’enquête est achevée et entièrement validée, elle peut être exportée dans divers outils numériques tels que DACOTA et TolaData, mais aussi dans Power BI, Apache Superset, etc. GFA la combine alors avec d’autres sources de données, puis l’analyse et la visualise pour examiner les tendances dans des graphiques analytiques et des tableaux de bord.
Contact: Dr. Linda Kleemann, linda.kleemann@gfa-group.de | Klaudia Michalek-Kursawe, michalek@gfa-bis.de | Chandani López Peralta, chandani@toladata.com
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