Administrativer Koordinator / Assistent (m/w/d) mit Englisch,- und Französisch- und/oder Spanischkenntnissen

Project description

Wir machen die Welt ein bisschen besser...
 
als ein führendes europäisches Beratungsunternehmen in der internationalen Zusammenarbeit.
 
Seit 1982 haben wir zahlreiche Projekte und Studien in über 130 Ländern zu Themen von globaler Bedeutung durchgeführt. Wir setzen uns dafür ein, das Leben der Menschen weltweit zu verbessern, indem wir staatliche und nichtstaatliche Akteure beraten.
 
Sowohl in unseren internationalen Projekten als auch an unserem Hauptsitz in Hamburg tragen wir zur Erreichung der globalen Ziele für nachhaltige Entwicklung (Sustainable Development Goals, SDGs) bei.
 
Unser internationales und multikulturelles Team ist das Herzstück unseres Erfolgs. Wenn du dich für die Internationale Entwicklungszusammenarbeit begeisterst und gerne in einem weltoffenen Umfeld arbeitest, indem du deine Ideen für eine bessere Welt einbringen kannst,
 
werde Teil des GFA-Teams als:
 
Administrativer Koordinator / Assistent (m/w/d) mit Englisch,- und Französisch-und/oder Spanischkenntnissen in unserer Governance Abteilung
 
 

Job description

In unserer Governance Abteilung bieten wir Beratungsdienstleistungen zu den Themen Verwaltungsreform inkl. Digitalisierung, Dezentralisierung und Verbesserung öffentlicher Dienstleistungen, Stadtentwicklung, Demokratisierung und Zivilgesellschaft, Rechtstaatlichkeit, Frieden und Sicherheit sowie Monitoring & Evaluation an.  Die Administrativen Koordinator*Innen (AKs) sind zentrale Ansprechpartner*Innen der Fachabteilungen. Die Hauptaufgaben liegen in der Unterstützung unserer Consultants bei der Akquise neuer Projekte sowie bei der Betreuung und Koordination laufender Projekte und der Erledigung anfallender Büroaufgaben.

Deine Aufgaben:

Unterstützung bei der Projektakquise

• Eigenverantwortliche Zusammenstellung von administrativen Angebotsunterlagen für die Akquise neuer Projekte
• Internationale Korrespondenz mit Partnerorganisationen, Experten und Expertinnen
• Layout Prüfung/Formatieren und teilweise sprachliche Überarbeitung der Angebote
•  Qualitätssicherung, Koordinierung des Drucks und Versand der gesamten Angebotsunterlagen unter Beachtung der Geberkriterien (v.a. GIZ, EU) und Abgabefristen
  

Unterstützung bei der Projektbetreuung

• Unterstützung bei der administrativen und organisatorischen Betreuung laufender Projekte
• Ansprechpartner*In für Konsortialpartner, Expert*Innen für administrative Angelegenheiten
• Prüfung von Rechnungen, Time Sheets, Monatsjournalen, des Anlagevermögens sowie der Betriebsmittelanforderungen

Büromanagement

• Organisation von Sitzungen, Veranstaltungen und Terminmanagement
• Dienstreisevorbereitungen (Flugbuchungen, Hotelreservierungen, Visaanträge…)
• Pflege der Projektreferenz-Datenbank sowie Aktualisieren der virtuellen Projekträume
• Layout-Prüfung und Formatierung von Texten
• Sprachliche Prüfung von Texten

Qualifications

Fachliche/persönliche Anforderungen:

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (Bürokauffrau/mann, Fremdsprachenkorrespondenz, Europaassistenz …) oder Bachelorstudium mit erster relevanter Berufserfahrung
• Sehr gute Englisch-, Französisch- und/oder Spanischkenntnisse sowie gute Deutschkenntnisse  
• Sehr gute Anwenderkenntnisse in den gängigen MS- Office-Produkten (insbes. Word) sowie im Umgang mit Datenbanken
• Hohes Qualitäts- und Verantwortungsbewusstsein
• Fähigkeit, auch in arbeitsintensiven Phasen den Überblick zu bewahren, Fristen einzuhalten und pragmatische Entscheidungen zu treffen
• Eigeninitiative, Aufgeschlossenheit und Kommunikationsgeschick zeichnen Sie aus
• Selbständigkeit und effizientes Zeitmanagement

Wir bieten:

Wir arbeiten mit großem Engagement in der internationalen Entwicklungszusammenarbeit und finden mit Hilfe unserer Projekte individuelle Lösungen für globale Herausforderungen. Die Möglichkeit von Mobile Work, unser flexibles Arbeitszeitmodell und unsere familienorientierte Unternehmenspolitik ermöglicht es dir, Beruf und Privatleben miteinander zu vereinbaren. Obwohl Hamburg eine pulsierende Großstadt ist, liegen die GFA-Büros inmitten der Natur. Damit du schnell und einfach zu uns kommen kannst, bieten wir dir einen Zuschuss zu den Kosten des öffentlichen Nahverkehrs. Ein umfangreiches Weiterbildungsangebot unterstützt dich in deiner fachlichen und persönlichen Entwicklung in einem internationalen Team. Der Zusammenhalt und das Gemeinschaftsgefühl sind uns bei der GFA sehr wichtig. Aus diesem Grund organisieren wir regelmäßig sportliche und gesellige Events zum Austausch und Kennenlernen.

Nähere Informationen hierzu findest du auf unserer Webseite: www.gfa-group.de.

Contact person

Birgit Nelles nelles@gfa-group.de