Administrativer Koordinator (m/w/d)/ Assistent (m/w/d) für eine unserer Fachabteilungen in Vollzeit print

Posted on:
21 May, 2021
Application by:
25 Jun, 2021
Project status:
In-house
Project title:
Administrativer Koordinator (m/w/d)/ Assistent (m/w/d) für eine unserer Fachabteilungen in Hamburg
Period of project:
ab sofort
Duration of assignment:
Vollzeit
Country:
Germany
Duty station:
Hamburg
Job code:
ASS-DEU21GFA0009-FSD

Project description

Wir sind eines der führenden deutschen Beratungsunternehmen in der internationalen Entwicklungszusammenarbeit. Die GFA Consulting Group bietet Beratungsleistungen an und setzt Projekte um, die durch bilaterale und multilaterale Fonds finanziert werden. Durch unsere Projekte verbessern wir die Lebensqualität von Menschen auf der ganzen Welt. Unsere Hauptauftraggeber sind die GIZ, die KfW sowie die Europäische Union. Seit 1982 sind wir in mehr als 130 Ländern tätig.
An unserem Firmensitz in Hamburg-Volksdorf beschäftigen wir derzeit über 350 Mitarbeiter, weltweit zählen wir mehr als 1400 Mitarbeiter.

 
Wir suchen ab sofort einen
Administrativen Koordinator (m/w/d)/ Assistent (m/w/d) für eine unserer Fachabteilungen


Die Administrativen Koordinatoren (m/w/d) sind der zentrale Ansprechpartner der Fachabteilungen. Die Hauptaufgaben liegen in der Unterstützung unserer Consultants bei der Akquise neuer Projekte sowie bei der Betreuung und Koordination laufender Projekte und der Erledigung anfallender Büroaufgaben.

Job description

Ihre Aufgaben:

  • Unterstützung bei der Projektakquise
    • Eigenverantwortliche Zusammenstellung von administrativen Angebotsunterlagen für die Akquise neuer Projekte
    • Internationale Korrespondenz mit Partnerorganisationen und Experten
    • Layoutprüfung/Formatieren und teilweise sprachliche Überarbeitung der Angebote
    • Qualitätssicherung, Koordinierung des Drucks und Versand der gesamten Angebotsunterlagen unter Beachtung der Geberkriterien (v.a. GIZ, EU) und Abgabefristen
  • Unterstützung bei der Projektbetreuung
    • Unterstützung bei der administrativen und organisatorischen Betreuung laufender Projekte
    • Ansprechpartner/in für Konsortialpartner und Experten für administrative Angelegenheiten
    • Prüfung von Rechnungen, Timesheets, Monatsjournalen, des Anlagevermögens sowie der Betriebsmittelanforderungen
  • Büromanagement
    • Organisation von Sitzungen / Veranstaltungen und Terminmanagement
    • Dienstreisevorbereitungen (Flugbuchungen, Hotelreservierungen, Visaanträge,…)
    • Pflege der Projektreferenz-Datenbank sowie Aktualisieren der virtuellen Projekträume
    • Layout-Prüfung und Formatierung von Texten
    • Sprachliche Prüfung von Texten

Qualifications

Fachliche/persönliche Anforderungen:

  • Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (Bürokauffrau, Fremdsprachenkorrespondenz,  Europaassistenz …) oder Bachelorstudium mit erster relevanter Berufserfahrung
  • Sehr gute Französisch- und Englischkenntnisse, sowie gute Deutschkenntnisse
  • Sehr gute Anwenderkenntnisse in den gängigen MS- Office-Produkten (insbes. Word) sowie im Umgang mit Datenbanken
  • Hohes Qualitäts- und Verantwortungsbewusstsein
  • Fähigkeit, auch in arbeitsintensiven Phasen den Überblick zu bewahren, Fristen einzuhalten und pragmatische Entscheidungen zu treffen
  • Eigeninitiative, Aufgeschlossenheit und Kommunikationsgeschick zeichnen Sie aus
  • Selbständigkeit und effizientes Zeitmanagement
Wir bieten:
 
Wir arbeiten mit großem Engagement in der internationalen Entwicklungszusammenarbeit und finden mit Hilfe unserer Projekte individuelle Lösungen für globale Herausforderungen. Unser flexibles Arbeitszeitmodell und unsere familienorientierte Unternehmenspolitik ermöglichen es Ihnen, Beruf und Privatleben miteinander zu vereinbaren. Obwohl Hamburg eine pulsierende Großstadt ist, liegen die GFA-Büros inmitten der Natur. Damit Sie schnell und einfach zu uns kommen, bieten wir Ihnen einen Zuschuss zu den Kosten des öffentlichen Nahverkehrs.
Ein umfangreiches Weiterbildungsangebot unterstützt Sie in Ihrer fachlichen und persönlichen Entwicklung in einem internationalen Team. Der Zusammenhalt und das Gemeinschaftsgefühl sind uns bei der GFA sehr wichtig. Aus diesem Grund organisieren wir regelmäßig sportliche und gesellige Events zum Austausch und Kennenlernen.

Diese Vollzeitposition ist auf zwei Jahre befristet. Grundsätzlich streben wir jedoch ein unbefristetes Arbeitsverhältnis an.


Nähere Informationen hierzu finden Sie auf unserer Webseite: www.gfa-group.de.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!

Bitte senden Sie uns Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen mit Bezug ASS-DEU21GFA0009-FSD unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung, des frühestmöglichen Eintrittstermins mit Angabe Ihres Sprachniveaus nach dem Europäischen Kompetenzrahmen http://www.europaeischer-referenzrahmen.de per E-Mail. Interviews mit Kandidaten finden so bald wie möglich statt.

Frau Kirsten Kogelfranz
E-Mail: Kogelfranz@gfa-group.de
Tel.: +49 40 60 30 61 26

Contact person

  Kirsten Kogelfranz kogelfranz@gfa-group.de

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