Administrativer Koordinator (m/w/d) / Assistenz (m/w/d) in Vollzeit print

Posted on:
11 Apr, 2019
Application by:
30 May, 2019
Project status:
In-house
Project title:
Administrativer Koordinator / Assistenz (m/w/d) in Vollzeit
Period of project:
ab sofort
Duration of assignment:
Vollzeit
Country:
Germany
Duty station:
Hamburg
Job code:
ASS-DEU19GFA0005_FSD

Project description

Die GFA Consulting Group ist eines der führenden deutschen Consultingunternehmen, das Beratungsleistungen im Rahmen der internationalen Entwicklungszusammenarbeit anbietet. Seit 1982 hat die GFA weltweit in mehr als 130 Ländern bilateral und multilateral finanzierte Entwicklungsprojekte durchgeführt. Aufgrund unserer sehr erfolgreichen Zusammenarbeit mit öffentlichen und privaten Auftraggebern sind wir ein kontinuierlich wachsendes Unternehmen mit derzeit über 300 Mitarbeitern in Deutschland und mehr als 1000 Mitarbeitern im Ausland. Unser Firmensitz befindet sich in Hamburg-Volksdorf.
 
Wir suchen ab sofort einen


Administrativen Koordinator (m/w/d)/ Assistenten (m/w/d)
für eine unserer Fachabteilungen in Vollzeit


Der Administrative Koordinator / Assistent (m/w/d) ist der zentrale Ansprechpartner (m/w/d) der Fachabteilung. Die Hauptaufgaben liegen in der Unterstützung unserer Consultants bei der Akquise neuer Projekte sowie bei der Betreuung und Koordination laufender Projekte und der Erledigung anfallender Büroaufgaben.

Job description

  • Unterstützung bei der Projektakquise

    • Eigenverantwortliche Zusammenstellung von administrativen Angebotsunterlagen für die Akquise neuer Projekte
    • Internationale Korrespondenz mit Partnerorganisationen und Experten
    • Layoutprüfung/Formatieren und sprachliche Überarbeitung der Angebote
    • Qualitätssicherung, Koordinierung des Drucks und Versand der gesamten Angebotsunterlagen unter Beachtung der Geberkriterien (GIZ, EU, KFW, …) und Abgabefristen

  • Unterstützung bei der Projektbetreuung (Backoffice)

    • Unterstützung bei der administrativen und organisatorischen Betreuung laufender Projekte
    • Ansprechpartner/in für Konsortialpartner und Kurzzeitexperten für administrative Angelegenheiten
    • Monitoring des Teamleiters(TL)-Budgets und des Abflusses der Expertentage
    • Unterstützung bei der Vorbereitung der Schätzung des Mittelabflusses
    • Prüfung von Rechnungen, Timesheets, Monatsjournalen, des Anlagevermögens sowie der Betriebsmittelanforderungen

  • Büromanagement (Office Management)

    • Organisation von Sitzungen / Veranstaltungen und Terminmanagement
    • Dienstreisevorbereitungen (Flugbuchungen, Hotelreservierungen, Visaanträge,…)
    • Pflege der Projektreferenz-Datenbank sowie Aktualisieren der virtuellen Projekträume

Qualifications

Fachliche/persönliche Anforderungen:

  • Abgeschlossenes Bachelorstudium mit sprachlicher Ausrichtung mit erster Berufserfahrung oder abgeschlossene Berufsausbildung (Fremdsprachenkorrespondenz (m/w/d), Europaassistenz (m/w/d), Europakauffrau (m/w/d), …)
  • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
  • Sehr gute Kenntnisse in Französisch
  • Sehr gute Anwenderkenntnisse in den gängigen MS- Office-Produkten (insbes. Word) sowie im Umgang mit Datenbanken
  • Erfahrung im Bereich Assistenz/Office Management/Backoffice wünschenswert
  • Betriebswirtschaftliche Grundkenntnisse und / oder Erfahrungen im Bereich von Fördergeldern, Drittmittelverwaltung sind für weitere optionale Aufgaben von Vorteil
  • Hohes Qualitäts- und Verantwortungsbewusstsein
  • Fähigkeit, auch in arbeitsintensiven Phasen den Überblick zu bewahren, Fristen einzuhalten und pragmatische Entscheidungen zu treffen
  • Aufgeschlossene und kommunikationsstarke Persönlichkeit

Wir bieten

  • eine lebendige und kollegiale Unternehmenskultur;
  • ein umfangreiches betriebliches und persönliches Weiterbildungsangebot;
  • attraktive Zusatzleistungen wie Jobticket, KITA Zuschuss, Förderung von Sport- und Gesundheitsmaßnahmen, flexible Arbeitszeiten;
  • ein firmenweites Nachhaltigkeitskonzept;
  • Veranstaltungen für und mit Mitarbeitern.

Diese Position ist auf zwei Jahre befristet mit der Option auf Verlängerung. Weitere Informationen zu unserem Unternehmen finden Sie auf unserer Webseite: www.gfa-group.de.

Bewerben

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!
Bitte senden Sie uns Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen mit Bezug ASS-DEU19GFA0005_PFM unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung, des frühestmöglichen Eintrittstermins mit Angabe Ihres Sprachniveaus nach dem Europäischen Kompetenzrahmen http://www.europaeischer-referenzrahmen.de per E-Mail bis zum 30. Mai 2019. Interviews mit Kandidaten finden so bald wie möglich statt.

Frau Kirsten Kogelfranz
E-Mail: Kogelfranz@gfa-group.de
Tel.: +49 40 60 30 61 26

Contact person

  Kirsten Kogelfranz kogelfranz@gfa-group.de

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