Projektassistenz (m/w/d) in Vollzeit als Elternzeitvertretung print

Posted on:
8 Feb, 2019
Application by:
4 Mar, 2019
Project status:
In-house
Period of project:
ab 01.06.2019
Duration of assignment:
7 Monate (mit Option auf Verlängerung)
Country:
Germany
Duty station:
Berlin
Job code:
ASS-DEU19GFA0010/6

Project description

Die GFA Consulting Group ist eines der führenden deutschen Consultingunternehmen, das Beratungsleistungen im Rahmen der internationalen Entwicklungszusammenarbeit anbietet. Sie ist seit 1993 als Generalbeauftragter für das Bundesministerium für Ernährung und Landwirtschaft (BMEL) für die Planung und Steuerung internationaler Kooperationsprojekte im landwirtschaftlichen Bereich zuständig. Derzeit sind 11 Mitarbeiter in diesem landwirtschaftlichen Programm beschäftigt.


Im Jahr 2014 wurde das BMEL Programme – Internationale Nachhaltige Waldbewirtschaftung  – etabliert, wobei auch hierfür die GFA als Generalbeauftragter ausgewählt wurde. Beide Programme werden von einem gemeinsamen Büro in Berlin aus betreut. Das GFA Team des Forstbereiches besteht aus einem Programmleiter, zwei Projektmanagern, einem  Finanz- und Vertragsmanager sowie einer Projektassistenz. Für die letztgenannte Stelle suchen wir zum 01.06. eine Elternzeitvertretung für zunächst 7 Monate. Die Option einer Vertragsverlängerung ist gegeben.

Job description

Die Aufgaben der Assistenz umfassen vor allem:
 

  • Aktive Unterstützung des Projektteams (v.a. des Teams für den Bereich „Internationale Nachhaltige Waldbewirtschaftung“ im Projekt- und im Tagesgeschäft (Erstellung von Protokollen, internationale Korrespondenz mit Projektdurchführern und Partnern sowie Layoutprüfung/ Formatierung und sprachliche Überarbeitung von Dokumenten)
  • Büroorganisation und allgemeine administrative Aufgaben (z.B. Pflege von Monitoringlisten, Aktualisierung von Verteilern) sowie aktive administrative und organisatorische Unterstützung laufender Projekte
  • Aufgaben im Bereich der Öffentlichkeitsarbeit (Erstellung von öffentlich wirksamen Materialien, Qualitätskontrolle, Bearbeitung von Fotos)
  • Ablage und Verwaltung von Dokumenten
  • Unterstützung der Vertragsverwaltung
  • Eigenverantwortliche Zusammenstellung von administrativen Ausschreibungsunterlagen und Veröffentlichung auf e-Vergabe sowie Koordinierung und Korrespondenz mit Bietern
  • Organisation von Veranstaltungen und Terminmanagement sowie Reisevorbereitung (Beantragung von Visa, Flug- und Hotelbuchung)
  • Ggf. Übersetzungen / Überprüfung von Übersetzungen und Beauftragung von externen Übersetzern 
  • Weitere Aufgaben in Abstimmung mit der Programmleitung des GFA Büros Berlin (bzw. mit der Stellvertretung für den Programmbereich „Internationale Nachhaltige Waldbewirtschaftung“)

Qualifications

  • Hochschulstudium (Abschluss B.A., M.A. oder vergleichbare anerkannte Qualifikation)
  • Einschlägige Berufserfahrung im  Assistenz-Bereich, vorzugsweise in der internationalen Projektarbeit oder in vergleichbaren Aufgabengebieten
  • Vorzugsweise Erfahrung im Bereich Vergaberecht/ Vergabemanagement ODER Erfahrung im Bereich Projektplanung und Projektmanagement in der internationalen Zusammenarbeit;
  • Erfahrung in der Organisation von Veranstaltungen
  • Ausgeprägte Service- und Kundenorientierung und sehr gute Kommunikationsfähigkeiten
  • Fähigkeit und Bereitschaft zum zielorientierten und selbständigen Arbeiten in einem Team
  • Vorzugsweise Erfahrung im Umgang mit Vertretern verschiedener Bereiche (Ministerien, Wirtschaft, Partnerorganisationen in Entwicklungs- und Schwellenländern)
  • Fließende Deutschkenntnisse und sehr gute Englischkenntnisse
  • Vorzugsweise auch Kenntnisse in einer weiteren Sprache (Ukrainisch, Russisch oder Französisch)
  • Sehr gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere Word, Excel und Powerpoint
 
 
Die GFA bietet Ihnen ein zukunftsorientiertes und weltoffenes Arbeitsumfeld mit einer starken Werteorientierung.
 
Wir freuen uns, dass wir Ihr Interesse wecken konnten. Bitte senden Sie uns Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung und des frühestmöglichen Eintrittstermins bitte ausschließlich per E-Mail bis zum 04.03.2019.

GFA Consulting Group GmbH

Frau Britta Müller-Matthesius

mueller-matthesius@gfa-group.de

Contact person

  Britta Müller-Matthesius Mueller-Matthesius@gfa-group.de

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